Toner do drukarki laserowej może spędzić w szafie kilka tygodni, miesięcy, a czasami znacznie dłużej, zanim trafi do urządzenia. W tym czasie powinien być chroniony przed warunkami, które mogłyby wpłynąć na kasetę, znajdujący się w niej proszek lub elementy odpowiedzialne za prawidłową współpracę z drukarką. Z tego względu zapasowych materiałów eksploatacyjnych nie warto odkładać w pierwsze wolne miejsce w magazynie czy biurze.
W przeciwieństwie do tuszu toner nie jest cieczą. W kasecie znajduje się bardzo drobny proszek, którego właściwości są dostosowane do procesu drukowania laserowego. Nie oznacza to jednak, że wkład jest odporny na wszystkie warunki otoczenia. Duże wahania temperatury, wilgoć, intensywne nasłonecznienie czy niewłaściwe ułożenie opakowania mogą być niekorzystne dla materiału eksploatacyjnego.
Najbezpieczniejszą zasadą jest stosowanie warunków magazynowania wskazanych przez producenta konkretnego wkładu. Poszczególne produkty mogą mieć własne wymagania, dlatego ogólne zasady warto traktować jako uzupełnienie instrukcji znajdującej się na opakowaniu lub w dokumentacji.
Toner najlepiej pozostawić w fabrycznym opakowaniu
Nie należy otwierać kasety na długo przed montażem
Jeśli toner został kupiony na zapas, nie ma potrzeby rozpakowywania go w celu sprawdzenia wyglądu kasety. Fabryczne opakowanie pełni funkcję ochronną podczas transportu i przechowywania. Wewnątrz mogą znajdować się dodatkowe zabezpieczenia, które powinny pozostać na miejscu do momentu przygotowania produktu do instalacji.
Dotyczy to między innymi elementów zabezpieczających kasetę przed przypadkowym wysypaniem proszku lub przemieszczaniem się określonych części. Ich przedwczesne usunięcie nie daje żadnej praktycznej korzyści, a może utrudnić późniejsze przechowywanie.
Przed otwarciem pudełka dobrze natomiast sprawdzić znajdujące się na nim oznaczenia. Jeśli symbol produktu nie odpowiada posiadanej drukarce, znacznie lepiej zauważyć pomyłkę, zanim wkład zostanie rozpakowany.
Temperatura przechowywania tonera nie powinna być przypadkowa
Zapasowe wkłady najczęściej trafiają do szafy biurowej, schowka albo magazynu. Takie miejsce może być odpowiednie, pod warunkiem że nie występują w nim skrajne temperatury. Szczegółowy dopuszczalny zakres należy zawsze sprawdzić w zaleceniach producenta konkretnego produktu.
Szczególnie niewskazane jest przechowywanie tonerów bezpośrednio obok grzejników, pieców, urządzeń generujących dużo ciepła czy w silnie nasłonecznionych miejscach. Problemem może być również pozostawienie kasety na dłuższy czas w samochodzie. Latem wnętrze auta potrafi mocno się nagrzać, natomiast zimą temperatura może spaść znacznie poniżej tej panującej w pomieszczeniu biurowym.
Najlepsze będzie miejsce o stosunkowo stabilnej temperaturze, przeznaczone do przechowywania sprzętu i materiałów biurowych.
Duże zmiany temperatury są równie niepożądane jak skrajne warunki
Nie tylko sama wysoka lub niska temperatura może mieć znaczenie. Problemem bywają również nagłe przejścia pomiędzy bardzo różnymi warunkami. Przykładem może być toner dostarczony zimą, który przez kilka godzin znajdował się w mocno wychłodzonym samochodzie dostawczym, a następnie został wniesiony do ciepłego biura.
W takiej sytuacji nie warto natychmiast otwierać opakowania i montować kasety. Rozsądniej pozwolić produktowi osiągnąć warunki panujące w pomieszczeniu, zgodnie z instrukcjami producenta.
Podobna zasada może mieć znaczenie w magazynach, w których temperatura wyraźnie różni się od temperatury w pomieszczeniu z drukarką. Im większa różnica, tym bardziej uzasadnione jest pozostawienie zamkniętego produktu na odpowiedni czas przed instalacją.
Wilgoć nie jest dobrym sąsiadem materiałów eksploatacyjnych
Piwnica lub wilgotny magazyn mogą być złym wyborem
Kaseta z tonerem jest zamknięta, ale nie oznacza to, że można bez obaw przechowywać ją w dowolnie wilgotnym miejscu. Materiały eksploatacyjne najlepiej trzymać w suchym pomieszczeniu, w którym nie występuje ryzyko kondensacji wilgoci, zalania czy długotrwałego kontaktu opakowania z wodą.
Z tego powodu przypadkowa półka w piwnicy, nieogrzewanym garażu albo magazynie o dużych wahaniach warunków atmosferycznych nie zawsze będzie odpowiednim miejscem.
Szczególną uwagę warto zwrócić na kartonowe opakowanie. Jeżeli pudełko stoi bezpośrednio na podłodze w miejscu narażonym na wilgoć, nawet niewielkie zalanie może uszkodzić opakowanie, etykietę i znajdujący się wewnątrz produkt.
Bezpośrednie światło słoneczne należy ograniczyć
Parapet jest wygodną półką, ale niekoniecznie dobrym magazynem dla tonera. Bezpośrednie promieniowanie słoneczne może prowadzić do nagrzewania opakowania, a temperatura w takim miejscu zmienia się w ciągu dnia znacznie bardziej niż wewnątrz zamkniętej szafy.
Zdecydowanie lepiej przeznaczyć na materiały eksploatacyjne półkę znajdującą się z dala od okna. Zamknięta szafka biurowa ma dodatkową zaletę – ogranicza ryzyko przypadkowego uszkodzenia pudełka, zabrudzenia go lub strącenia na podłogę.
Jeżeli firma przechowuje większy zapas, warto wydzielić jedno konkretne miejsce na tonery, bębny i pozostałe materiały do drukarek. Ułatwia to również kontrolowanie stanów magazynowych.
Czy toner może leżeć na boku?
Sposób ułożenia wkładu powinien odpowiadać zaleceniom producenta oraz oznaczeniom znajdującym się na opakowaniu. Najprostszym rozwiązaniem jest przechowywanie pudełka w pozycji przewidzianej przez producenta, bez obracania go i ustawiania przypadkowo pomiędzy innymi przedmiotami.
Jeśli na kartonie znajdują się oznaczenia dotyczące góry opakowania lub sposobu składowania, należy się do nich stosować. Szczególne znaczenie ma to w firmowym magazynie, gdzie pudełka mogą pozostawać nieruszane przez długi czas.
Nie warto także przygniatać tonerów ciężkimi przedmiotami. Karton chroni produkt podczas normalnego przechowywania, ale nie jest przeznaczony do przenoszenia dowolnego obciążenia.
Jak przechowywać kilka tonerów w biurze?
Przy jednym zapasowym wkładzie organizacja magazynu nie jest wielkim wyzwaniem. Sytuacja wygląda inaczej, gdy przedsiębiorstwo korzysta z kilku lub kilkunastu drukarek i przechowuje różne kasety.
Wtedy dobrym rozwiązaniem jest uporządkowanie materiałów według modeli urządzeń lub symboli tonerów. Na półkach można umieścić proste oznaczenia, dzięki którym pracownik nie musi za każdym razem sprawdzać wszystkich pudełek.
Praktyczny system może wyglądać następująco:
- osobna półka dla każdej grupy drukarek,
- symbole tonerów widoczne od frontu,
- starsze dostawy ustawione przed nowszymi,
- zapasowe bębny oddzielone od kaset z tonerem,
- kolorowe wkłady pogrupowane według symboli,
- uszkodzone opakowania odłożone do osobnej weryfikacji.
Taki sposób przechowywania zmniejsza ryzyko pomyłek i pozwala szybciej zauważyć, że zapas konkretnego produktu zaczyna się kończyć.
Warto stosować zasadę: najpierw starsze zapasy
Jeżeli firma regularnie zamawia materiały eksploatacyjne, nowe dostawy nie powinny automatycznie trafiać przed starsze pudełka. W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której jeden toner przez bardzo długi czas pozostaje z tyłu półki, podczas gdy kolejne dostawy są zużywane wcześniej.
Prosty system rotacji zapasów pomaga tego uniknąć. Starsze prawidłowo przechowywane produkty należy wykorzystywać przed później zakupionymi, uwzględniając przy tym informacje i oznaczenia producenta.
Przy większej liczbie urządzeń można prowadzić prostą ewidencję zawierającą symbol wkładu, datę zakupu, liczbę dostępnych sztuk oraz modele drukarek, do których jest przeznaczony.
Nie warto tworzyć nadmiernego zapasu tonerów
Promocja może zachęcać do zakupu dużej liczby kaset, ale zapas powinien odpowiadać rzeczywistemu zużyciu. Jeśli biuro wykorzystuje jeden toner na kilka miesięcy, zamawianie kilkunastu sztuk może nie mieć praktycznego uzasadnienia.
Przed większym zakupem dobrze przeanalizować średnie zużycie oraz liczbę urządzeń korzystających z danego wkładu. Wybierając kolejne tonery, można od razu zweryfikować ich oznaczenia i dopasować liczbę zamawianych sztuk do rzeczywistych potrzeb, zamiast zajmować przestrzeń magazynową produktami przeznaczonymi na odległą przyszłość.
Mniejszy, dobrze kontrolowany zapas ma jeszcze jedną zaletę. Jeśli firma wymieni drukarki na nowsze modele, ryzyko pozostania z dużą liczbą niepotrzebnych kaset jest mniejsze.
Opisanie półki może zapobiec kosztownym pomyłkom
W przedsiębiorstwach często występuje kilka urządzeń tej samej marki. Ich nazwy mogą być podobne, natomiast stosowane materiały eksploatacyjne zupełnie różne. W takich warunkach samo ustawienie wszystkich tonerów w jednej szafie nie jest najlepszym rozwiązaniem.
Na półce można umieścić etykietę zawierającą:
| Informacja | Przykładowy sposób zapisu |
|---|---|
| Lokalizacja drukarki | Sekretariat, księgowość, magazyn |
| Model urządzenia | Pełne oznaczenie drukarki |
| Symbol tonera | Dokładny kod kasety |
| Kolor | Black, cyan, magenta, yellow |
| Liczba sztuk | Aktualny zapas |
| Data dostawy | Miesiąc i rok przyjęcia |
Nie trzeba tworzyć rozbudowanego systemu magazynowego. Nawet zwykła etykieta przy półce może oszczędzić sporo czasu podczas wymiany materiałów.
Czy toner można wyjąć z pudełka, żeby zajmował mniej miejsca?
Jeśli nie ma takiej potrzeby, lepiej pozostawić nieużywany produkt w oryginalnym opakowaniu. Usunięcie kartonu może rzeczywiście pozwolić zaoszczędzić trochę miejsca, ale jednocześnie pozbawia kasetę jednej z warstw ochronnych.
Pudełko chroni przed światłem, przypadkowymi uderzeniami i zabrudzeniem, a dodatkowo zawiera ważne informacje identyfikacyjne. Symbol tonera widoczny na kartonie pozwala szybko ustalić, do jakiej drukarki przeznaczony jest produkt, bez otwierania wewnętrznego opakowania.
Jeżeli przestrzeń magazynowa jest ograniczona, lepszym rozwiązaniem będzie uporządkowanie zapasu i ograniczenie nadmiernych zamówień niż rozpakowywanie wszystkich kaset.
Co zrobić z tonerem po przypadkowym upadku?
Upuszczenie zamkniętego pudełka nie oznacza automatycznie, że znajdujący się w środku produkt został uszkodzony. Nie powinno się jednak ignorować mocnego uderzenia, szczególnie jeśli karton został wyraźnie wgnieciony lub rozerwany.
Przed instalacją należy obejrzeć opakowanie i kasetę. Jeśli widoczne są pęknięcia, wysypany proszek albo uszkodzone elementy, produktu nie powinno się montować bez wcześniejszej oceny jego stanu.
Nie należy również próbować naprawiać pękniętej obudowy taśmą klejącą i wkładać jej do drukarki. Luźny toner znajdujący się wewnątrz urządzenia może stworzyć znacznie większy problem niż koszt wymiany uszkodzonej kasety.
Jak postępować z tonerem dostarczonym zimą lub podczas upału?
Materiały eksploatacyjne zamawiane przez internet mogą być transportowane w warunkach znacznie różniących się od tych panujących w biurze. Zimą paczka może być mocno wychłodzona, a latem przez pewien czas przebywać w wysokiej temperaturze.
Po otrzymaniu takiej przesyłki warto pozostawić zamknięty toner w pomieszczeniu i pozwolić mu osiągnąć odpowiednie warunki przed rozpakowaniem oraz instalacją. Dokładny sposób postępowania powinien być zgodny z instrukcją producenta.
Nie ma potrzeby przyspieszania procesu poprzez kładzenie kasety przy kaloryferze, grzejniku czy innym źródle ciepła. Nagłe ogrzewanie nie jest właściwym sposobem przygotowania produktu do użytkowania.
Czego nie robić z tonerem przed jego instalacją?
Najwięcej problemów wynika z prostych błędów, których można łatwo uniknąć. Przed użyciem nowej kasety nie warto eksperymentować z jej konstrukcją ani usuwać elementów, których przeznaczenia nie znamy.
W szczególności należy unikać:
- przedwczesnego zdejmowania zabezpieczeń,
- otwierania elementów obudowy kasety,
- przechowywania wkładu przy źródłach ciepła,
- pozostawiania produktu w samochodzie przez długi czas,
- narażania opakowania na wodę i wilgoć,
- ustawiania ciężkich przedmiotów na pudełku,
- przechowywania kasety w przypadkowej pozycji wbrew oznaczeniom,
- dotykania wrażliwych elementów po rozpakowaniu.
Kilka prostych zasad wystarcza, aby zapasowy wkład mógł spokojnie czekać na moment, w którym będzie rzeczywiście potrzebny.
Jak przygotować toner do instalacji po dłuższym przechowywaniu?
Przed montażem należy najpierw upewnić się, że kaseta jest przeznaczona do właściwego modelu drukarki. Dopiero później można otworzyć opakowanie i usunąć zabezpieczenia zgodnie z instrukcją.
W przypadku niektórych tonerów producent może zalecać wykonanie określonych ruchów kasetą przed montażem w celu odpowiedniego rozłożenia znajdującego się wewnątrz materiału. Nie należy jednak potrząsać wkładem przypadkowo lub gwałtownie. Najbezpieczniej zastosować dokładnie taką procedurę, jaką przewidziano dla konkretnego produktu.
Po zamontowaniu tonera warto wykonać wydruk testowy. Pozwala to szybko sprawdzić, czy kaseta została prawidłowo rozpoznana, a jakość druku nie budzi zastrzeżeń.
FAQ – przechowywanie tonerów przed użyciem
Czy toner można przechowywać przez kilka miesięcy?
Tak, pod warunkiem przestrzegania zaleceń dotyczących konkretnego produktu. Najlepiej pozostawić go w fabrycznym opakowaniu i zapewnić odpowiednie warunki przechowywania.
Czy toner powinien być przechowywany w lodówce?
Nie. Materiały eksploatacyjne do drukarek należy przechowywać zgodnie z instrukcją producenta, zazwyczaj w odpowiednich warunkach pomieszczenia, bez narażania ich na skrajne temperatury i wilgoć.
Czy można trzymać toner przy kaloryferze?
Nie jest to dobre miejsce. Bezpośrednie sąsiedztwo źródła ciepła może powodować niekorzystne warunki dla przechowywanego produktu.
Czy można otworzyć toner kilka miesięcy przed użyciem?
Jeżeli nie ma takiej potrzeby, lepiej pozostawić produkt w oryginalnym, zamkniętym opakowaniu do momentu przygotowania go do instalacji.
Co zrobić z tonerem, który został mocno wychłodzony podczas transportu?
Najlepiej pozostawić zamknięte opakowanie w odpowiednich warunkach pomieszczenia przed instalacją i postępować zgodnie z zaleceniami producenta dotyczącymi aklimatyzacji produktu.
Czy warto zapisywać datę zakupu tonera?
Tak, szczególnie przy większych zapasach firmowych. Ułatwia to kontrolowanie rotacji materiałów eksploatacyjnych i wykorzystywanie wcześniej zakupionych wkładów przed nowszymi.
