Prowadzenie przedsiębiorstwa oznacza konieczność pilnowania wielu obszarów jednocześnie. Sprzedaż, pracownicy, finanse, inwestycje czy obsługa klientów pochłaniają czas, a równolegle trzeba pamiętać o bezpieczeństwie i higienie pracy. W niewielkich oraz średnich firmach nie zawsze istnieje potrzeba lub możliwość stworzenia rozbudowanej wewnętrznej struktury zajmującej się wyłącznie tym zagadnieniem. W takich okolicznościach jednym z rozwiązań może być outsourcing BHP, czyli korzystanie ze wsparcia zewnętrznych specjalistów w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy.
Takie rozwiązanie nie oznacza jednak, że przedsiębiorca może całkowicie przestać interesować się bezpieczeństwem. Odpowiedzialność pracodawcy za stan BHP pozostaje niezwykle istotna. Zewnętrzne wsparcie ma przede wszystkim zapewnić fachową wiedzę, uporządkować wymagane działania i pomóc w ich prawidłowej realizacji.
Kiedy brak własnych specjalistów BHP staje się problemem organizacyjnym?
W małej firmie obowiązki związane z bezpieczeństwem mogą początkowo wydawać się stosunkowo łatwe do opanowania. Sytuacja komplikuje się wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Pojawiają się kolejni pracownicy, nowe stanowiska, urządzenia, pomieszczenia i procesy. Rosnąca liczba obowiązków powoduje, że coraz trudniej kontrolować wszystkie kwestie związane z dokumentacją, szkoleniami czy oceną ryzyka.
Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy nikt w przedsiębiorstwie nie dysponuje wystarczającą wiedzą, aby prawidłowo ocenić wymagania dotyczące konkretnych stanowisk. Próba samodzielnego rozwiązywania każdego zagadnienia może zabierać wiele godzin, a mimo tego pozostawiać niepewność, czy wszystkie istotne elementy zostały uwzględnione.
W takich warunkach współpraca z osobą zajmującą się zawodowo bezpieczeństwem pracy pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na prowadzeniu firmy, jednocześnie korzystając z wiedzy specjalisty tam, gdzie jest ona rzeczywiście potrzebna.
Rozwój przedsiębiorstwa często zwiększa zakres obowiązków związanych z bezpieczeństwem pracy
Firma zatrudniająca kilka osób może funkcjonować zupełnie inaczej po zwiększeniu zespołu i rozszerzeniu działalności. Nowe stanowiska oznaczają kolejne zagrożenia do przeanalizowania, dodatkowe szkolenia oraz większą liczbę dokumentów wymagających kontroli.
Rozwój przedsiębiorstwa może oznaczać również otwarcie magazynu, uruchomienie produkcji albo przeprowadzkę do większego obiektu. Każda taka zmiana wpływa na organizację pracy. Wraz z nią mogą pojawić się zagadnienia dotyczące dróg komunikacyjnych, transportu wewnętrznego, maszyn, substancji chemicznych, hałasu czy środków ochrony indywidualnej.
Właśnie na tym etapie część przedsiębiorców zauważa, że dotychczasowy sposób zajmowania się BHP przestaje być wystarczający. Zewnętrzna obsługa może pomóc uporządkować nowe obowiązki i dostosować rozwiązania do zmienionej skali działalności.
Zewnętrzny specjalista może pomóc uporządkować ocenę ryzyka zawodowego
Ocena ryzyka zawodowego jest jednym z najważniejszych elementów systemu bezpieczeństwa. Powinna odpowiadać rzeczywistym warunkom wykonywania obowiązków, a nie jedynie nazwie stanowiska znajdującej się w dokumentacji kadrowej.
Specjalista analizujący stanowisko może zwrócić uwagę na czynniki, które wcześniej zostały pominięte. Czasem są to zagrożenia oczywiste, takie jak ruchome elementy urządzeń, a czasem mniej widoczne – niewłaściwa organizacja transportu, obciążenie pracą fizyczną, hałas czy nieergonomiczne wykonywanie powtarzalnych czynności.
Szczególnej uwagi wymagają przedsiębiorstwa, w których warunki często się zmieniają. Wprowadzenie nowej technologii lub reorganizacja produkcji może spowodować, że wcześniejsza ocena nie będzie już właściwie opisywała stanowiska.
Outsourcing BHP sprawdza się przy rozbudowanej dokumentacji i wielu terminach
Im więcej pracowników oraz stanowisk, tym większa liczba informacji wymagających kontroli. Szkolenia, badania profilaktyczne, instrukcje, oceny ryzyka czy dokumentacja związana z wypadkami tworzą system, który powinien być uporządkowany i aktualny.
Największym problemem nie zawsze jest brak konkretnego dokumentu. Czasami dokument istnieje, ale dotyczy urządzenia, którego firma już nie wykorzystuje. Innym razem pracownik zmienił stanowisko, natomiast dokumentacja nadal opisuje jego wcześniejsze obowiązki.
Stałe wsparcie zewnętrzne może ułatwiać wychwytywanie takich rozbieżności. Specjalista ma możliwość spojrzenia na dokumenty jako na całość i sprawdzenia, czy poszczególne elementy są ze sobą spójne.
Szkolenia pracowników mogą być jednym z ważnych elementów zewnętrznej obsługi BHP
Szkolenia mają sens wtedy, gdy pracownik wynosi z nich wiedzę przydatną podczas wykonywania codziennych obowiązków. Samo przedstawienie przepisów nie wystarczy, jeśli uczestnik nadal nie wie, jak zachować się w konkretnej sytuacji.
Zewnętrzna obsługa może obejmować organizowanie odpowiednich szkoleń, zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa oraz wymagań dotyczących określonych grup zatrudnionych. Ważne jest jednak, aby program nie był całkowicie oderwany od charakteru firmy.
Dobrze przygotowane szkolenie powinno odnosić się do realnych zagrożeń. Pracownik magazynu potrzebuje innych przykładów niż księgowy, a osoba obsługująca urządzenia produkcyjne powinna szczególnie dobrze znać zasady dotyczące używanego sprzętu.
Wsparcie specjalistów jest szczególnie przydatne podczas tworzenia nowych stanowisk pracy
Moment uruchamiania nowego stanowiska daje dobrą okazję do zadbania o bezpieczeństwo jeszcze przed rozpoczęciem regularnej pracy. Łatwiej odpowiednio rozmieścić urządzenia, wyznaczyć przejścia czy zastosować właściwe zabezpieczenia na etapie przygotowania przestrzeni niż później przebudowywać gotowe stanowisko.
W takich sytuacjach wsparcie z zakresu BHP Tczew może być przydatne już podczas analizowania organizacji miejsca pracy, a nie dopiero wtedy, gdy wszystkie urządzenia zostały ustawione i pracownicy rozpoczęli wykonywanie obowiązków.
Podejście wyprzedzające pozwala ograniczyć liczbę późniejszych poprawek. Może również ułatwić przygotowanie instrukcji, ocenę zagrożeń oraz określenie potrzeb dotyczących środków ochronnych.
Obsługa powypadkowa to sytuacja, w której doświadczenie ma szczególne znaczenie
Wypadek przy pracy jest wydarzeniem, które wymaga sprawnego działania. Najważniejsze jest oczywiście udzielenie pomocy poszkodowanemu i wyeliminowanie bezpośredniego zagrożenia. Później pojawiają się jednak kolejne obowiązki dotyczące ustalenia okoliczności oraz przyczyn zdarzenia.
Dla przedsiębiorcy, który spotyka się z takim przypadkiem po raz pierwszy, cała procedura może być trudna. Trzeba odpowiednio zebrać informacje, przeanalizować przebieg wydarzeń i przygotować wymaganą dokumentację.
Doświadczenie specjalisty jest w takich sytuacjach cenne również dlatego, że postępowanie nie powinno kończyć się na opisaniu zdarzenia. Należy ustalić, co można zmienić, aby podobny wypadek nie powtórzył się w przyszłości.
Outsourcing może być korzystny dla firm posiadających wiele różnych stanowisk
Im bardziej zróżnicowane przedsiębiorstwo, tym trudniejsze staje się zarządzanie bezpieczeństwem. Firma może jednocześnie zatrudniać pracowników administracyjnych, magazynierów, kierowców, operatorów urządzeń oraz osoby wykonujące prace techniczne.
Każda z tych grup pracuje w innych warunkach. Nie można więc stworzyć jednego uniwersalnego zestawu zasad i uznać sprawy za zamkniętą. Potrzebne jest rozpoznanie zagrożeń charakterystycznych dla konkretnych czynności.
Zewnętrzny specjalista może spojrzeć na przedsiębiorstwo przekrojowo, jednocześnie analizując poszczególne stanowiska oddzielnie. Takie podejście pomaga uniknąć sytuacji, w której rozwiązania dobrze sprawdzające się w biurze są bezrefleksyjnie przenoszone do magazynu lub części technicznej.
Regularne wizyty w zakładzie pozwalają zauważyć problemy niewidoczne w dokumentach
Obsługa BHP prowadzona wyłącznie na podstawie przesyłanych dokumentów może nie pokazać pełnego obrazu przedsiębiorstwa. Bardzo wiele problemów można dostrzec dopiero podczas wizyty na miejscu.
Może okazać się, że pracownicy wypracowali własny, niekoniecznie bezpieczny sposób wykonywania zadania. Innym razem droga komunikacyjna została częściowo zastawiona, osłona urządzenia jest uszkodzona albo środki ochronne znajdują się zbyt daleko od stanowiska.
Regularna obserwacja warunków pracy pozwala wychwytywać takie sytuacje wcześniej. Zaletą osoby z zewnątrz może być również świeże spojrzenie. Pracownicy przyzwyczajeni do danego miejsca czasami przestają zauważać rozwiązania, które od dawna wymagają poprawy.
Zewnętrzna obsługa BHP nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za bezpieczeństwo
To jedna z najważniejszych kwestii związanych z outsourcingiem. Przekazanie określonych zadań specjaliście nie oznacza przeniesienia całej odpowiedzialności za warunki pracy poza przedsiębiorstwo.
Pracodawca nadal powinien interesować się bezpieczeństwem, reagować na zgłaszane zagrożenia i zapewniać środki potrzebne do wdrażania odpowiednich rozwiązań. Nawet najlepsza rekomendacja specjalisty niewiele zmieni, jeśli firma konsekwentnie odkłada jej realizację.
Outsourcing jest wsparciem w zarządzaniu BHP, a nie sposobem na całkowite odsunięcie tego obszaru od przedsiębiorcy. Najlepsze rezultaty przynosi współpraca, w której specjalista wskazuje zagrożenia i proponuje działania, natomiast osoby zarządzające rzeczywiście uwzględniają je w organizacji firmy.
Koszt outsourcingu warto porównywać z rzeczywistym zakresem oferowanej obsługi
Cena usługi jest ważnym kryterium wyboru, jednak sama miesięczna stawka niewiele mówi o jakości współpracy. Dwie oferty mogą wyglądać podobnie cenowo, a obejmować zupełnie inny zakres działań.
Przed podjęciem decyzji warto ustalić między innymi:
- jakie czynności obejmuje stała obsługa,
- czy przewidziane są wizyty w zakładzie,
- jak wygląda wsparcie w przypadku wypadku,
- czy oferta uwzględnia przygotowanie i aktualizację dokumentacji,
- w jaki sposób organizowane są szkolenia,
- jak szybko można skontaktować się ze specjalistą,
- które czynności wymagają dodatkowej opłaty.
Taka analiza pozwala porównywać rzeczywisty zakres współpracy, a nie jedynie cenę widoczną w ofercie.
Dobry specjalista BHP powinien znać specyfikę obsługiwanego przedsiębiorstwa
Współpraca staje się znacznie bardziej wartościowa, gdy osoba zajmująca się BHP rozumie sposób funkcjonowania firmy. Znajomość nazw stanowisk nie wystarcza. Ważne jest zobaczenie, jak pracownicy faktycznie wykonują obowiązki, jak wygląda przepływ materiałów i gdzie występują najbardziej problematyczne miejsca.
Przed wyborem usługodawcy warto więc zwrócić uwagę na doświadczenie, sposób komunikacji oraz podejście do wizyt w przedsiębiorstwie. Dobrym sygnałem jest zadawanie szczegółowych pytań dotyczących procesów i zmian zachodzących w firmie.
Specjalista powinien również potrafić wyjaśnić swoje zalecenia w prosty sposób. Osoba zarządzająca przedsiębiorstwem musi rozumieć, dlaczego dana zmiana jest potrzebna i jaki problem ma rozwiązać.
Stała współpraca może być bardziej praktyczna niż reagowanie dopiero na pojawiające się problemy
Część firm zaczyna interesować się zewnętrznym wsparciem dopiero przed kontrolą, po wypadku albo po zauważeniu braków w dokumentacji. Takie działanie jest zrozumiałe, ale znacznie wygodniejsze może być systematyczne pilnowanie bezpieczeństwa.
Stała współpraca pozwala reagować wraz ze zmianami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Gdy pojawia się nowa maszyna, można od razu przeanalizować związane z nią zagrożenia. Przy zatrudnieniu nowych osób łatwiej dopilnować wymaganych działań, a podczas reorganizacji zakładu wcześniej zauważyć potencjalne problemy.
Dzięki temu BHP staje się częścią normalnego zarządzania przedsiębiorstwem zamiast obszarem przypominającym o sobie wyłącznie w sytuacjach kryzysowych.
FAQ – najczęstsze pytania dotyczące outsourcingu BHP
Na czym polega outsourcing BHP?
Polega na korzystaniu z usług zewnętrznych specjalistów przy realizacji określonych zadań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, w zakresie zgodnym z wymaganiami dotyczącymi danego przedsiębiorstwa.
Czy outsourcing BHP zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności?
Nie. Skorzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów nie oznacza automatycznego przeniesienia odpowiedzialności pracodawcy za stan bezpieczeństwa i higieny pracy.
Czy outsourcing BHP sprawdzi się w małej firmie?
Może być praktycznym rozwiązaniem, szczególnie gdy przedsiębiorstwo nie posiada własnych zasobów i wiedzy pozwalających sprawnie zajmować się wymaganymi zagadnieniami.
Czy zewnętrzna obsługa może obejmować szkolenia BHP?
W zależności od zakresu umowy i wymaganych kwalifikacji usługa może obejmować również organizację lub prowadzenie odpowiednich szkoleń.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy zajmującej się BHP?
Warto sprawdzić doświadczenie, kwalifikacje, zakres obsługi, dostępność specjalistów, sposób prowadzenia dokumentacji oraz to, czy współpraca obejmuje rzeczywistą analizę warunków panujących w przedsiębiorstwie.
