Odczytywanie faktur, szczególnie w biurach rachunkowych, które obsługują dużą liczbę klientów, bywa wyzwaniem. Każdy dokument różni się formatem, układem informacji, a niekiedy także jakością druku lub skanu. Tradycyjne ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne i narażone na błędy, dlatego coraz więcej firm korzysta z narzędzi takich jak SaldeoPulpit, które automatyzują proces odczytywania faktur. Mimo to, pojawiają się pewne trudności, które wymagają odpowiednich rozwiązań. Oto najczęstsze problemy i sposoby ich eliminacji.
Różnorodność formatów faktur i ich nietypowy układ
Jednym z głównych wyzwań przy odczytywaniu faktur jest różnorodność ich formatów. Każda firma ma swoje standardy dotyczące układu dokumentów, co sprawia, że dane, takie jak numer faktury, daty czy kwoty, mogą znajdować się w różnych miejscach. To utrudnia automatyczne rozpoznawanie danych, nawet przy wykorzystaniu zaawansowanych technologii OCR (Optical Character Recognition).
Rozwiązanie:
Nowoczesne narzędzia, takie jak SaldeoPulpit, wykorzystują sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, które pozwalają systemowi uczyć się nowych formatów faktur. Dzięki temu narzędzie może dostosować się do różnorodnych układów dokumentów, co zwiększa skuteczność odczytywania danych. Warto również regularnie aktualizować bazę szablonów w systemie, aby nadążać za zmianami w dokumentach dostarczanych przez kontrahentów.
Niska jakość skanów i trudności w odczycie danych
Słaba jakość skanów to częsty problem, który znacząco utrudnia odczytywanie danych z faktur. Rozmazane teksty, słaba rozdzielczość czy zagięcia papieru mogą sprawić, że nawet najbardziej zaawansowany system OCR nie będzie w stanie poprawnie rozpoznać danych. Dotyczy to szczególnie faktur przesyłanych w formie zdjęć wykonanych telefonem, gdzie często pojawiają się problemy z oświetleniem i perspektywą.
Rozwiązanie:
Aby poprawić jakość odczytu, warto korzystać z odpowiednich urządzeń do skanowania, które oferują wysoką rozdzielczość, np. 300 dpi lub więcej. Dodatkowo, systemy takie jak SaldeoPulpit potrafią poprawiać jakość obrazu, eliminując szumy i wyrównując tekst, co zwiększa skuteczność rozpoznawania. Warto również edukować pracowników lub klientów na temat prawidłowego skanowania i przesyłania dokumentów.
Problemy z rozpoznawaniem nietypowych znaków i symboli
Niektóre faktury zawierają nietypowe znaki, symbole walutowe lub dane przedstawione w tabelach, które mogą być trudne do odczytania przez standardowe systemy OCR. Problemy te często występują w przypadku dokumentów międzynarodowych, gdzie różne języki i układy mogą powodować błędy w interpretacji danych.
Rozwiązanie:
Zaawansowane systemy, takie jak SaldeoPulpit, wspierają rozpoznawanie wielu języków i symboli. Warto również korzystać z funkcji edycji ręcznej w systemie, która pozwala na szybkie skorygowanie błędów rozpoznanych przez narzędzie. Regularne szkolenie systemu na podstawie różnorodnych faktur pozwala zwiększyć jego dokładność w odczycie danych.
Złożoność dokumentów wielostronicowych
Faktury wielostronicowe mogą sprawiać trudności, szczególnie jeśli istotne dane są rozproszone na różnych stronach. W takich przypadkach manualne wprowadzanie danych zajmuje dużo czasu, a automatyczne narzędzia mogą pomijać kluczowe informacje, takie jak szczegóły zamówienia lub specyfikacja towarów.
Rozwiązanie:
Systemy takie jak SaldeoPulpit posiadają funkcje analizy wielostronicowych dokumentów, które umożliwiają automatyczne rozpoznawanie danych na wszystkich stronach. Dodatkowo, możliwe jest ustawienie reguł, które wskazują systemowi, jakie informacje są kluczowe i gdzie powinien ich szukać. To pozwala uniknąć pomijania istotnych danych.
Błędy w dopasowywaniu danych do pól w systemie księgowym
Nawet jeśli OCR prawidłowo odczyta dane z faktury, mogą pojawić się problemy z ich automatycznym dopasowaniem do pól w systemie księgowym. Przykładem może być błędne przypisanie kwoty netto do pola brutto lub niewłaściwe rozpoznanie danych kontrahenta.
Rozwiązanie:
Dobre systemy automatyzacji, takie jak SaldeoPulpit, umożliwiają konfigurację reguł dopasowywania danych, co minimalizuje ryzyko błędów. Warto również korzystać z funkcji weryfikacji, która pozwala na ręczne sprawdzenie i zatwierdzenie danych przed ich przesłaniem do systemu księgowego.
Jak unikać problemów przy odczytywaniu faktur?
Oprócz wdrożenia odpowiednich narzędzi, kluczowe jest również zastosowanie dobrych praktyk, które pomogą unikać problemów związanych z odczytywaniem faktur:
- Regularne szkolenie systemu – systemy OCR uczą się na podstawie przetwarzanych dokumentów, dlatego warto regularnie wprowadzać nowe szablony faktur.
- Utrzymywanie dobrej jakości skanów – korzystanie z profesjonalnych urządzeń do skanowania i unikanie przesyłania zdjęć faktur.
- Stała aktualizacja oprogramowania – regularne aktualizowanie systemów takich jak SaldeoPulpit pozwala na poprawę skuteczności odczytu i zwiększenie kompatybilności z różnymi formatami dokumentów.
- Ręczna weryfikacja w razie potrzeby – nawet najlepsze systemy mogą czasem popełniać błędy, dlatego ważne jest, aby przed finalnym zapisaniem danych w systemie księgowym, były one weryfikowane.
Dlaczego warto korzystać z SaldeoPulpit w odczytywaniu faktur?
SaldeoPulpit to narzędzie stworzone z myślą o biurach rachunkowych, które chcą zwiększyć efektywność pracy i zminimalizować błędy w procesie odczytywania faktur. System ten łączy zaawansowaną technologię OCR z możliwością integracji z systemami księgowymi, co pozwala na automatyczne przetwarzanie dokumentów. Dzięki funkcjom takim jak poprawa jakości skanów, rozpoznawanie różnorodnych układów faktur oraz możliwość edycji ręcznej, SaldeoPulpit stanowi niezastąpione wsparcie w pracy z dokumentami księgowymi.
